Những doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng thì việc xây dựng quy trình phê duyệt chứng từ cũng làm cho ban lãnh đạo phải trăn trở làm sao để quy trình chặt chẽ nhưng thuận tiện cho nhân viên.
Với NeoERP cung cấp quy trình phê duyệt chứng từ online thông qua các thiết bị kết nối internet giúp cho quản lý, ban lãnh đạo xét duyệt, ra quyết định cho dù ở bất kỳ nơi đâu.
NeoERP cho phép người dùng tự thiết lập quy trình phê duyệt của mỗi chứng từ hoặc có thể chỉnh sửa quy trình phê duyệt khi có điều chỉnh hay tái cơ cấu doanh nghiệp.
Như quy trình phê duyệt hình trên, các chứng từ phiếu thu sẽ được tự động hoàn tất không cần thông qua các cấp bậc phê duyệt nhưng đối với các chứng từ chi cần kế toán tổng hợp duyệt cấp 1, kế toán trưởng duyệt cấp 2 và dựa vào giá trị của chứng từ nếu lớn hơn 50 triệu thì cần thêm CEO phê duyệt chứng từ.
Người duyệt có thể đồng ý hoặc không chấp nhận phê duyệt và để lại tin nhắn cho cấp dưới biết về nội dung cần chỉnh sửa. Như vậy thay vì người lập phải đi đến các phòng ban và xin phê duyệt cho một chứng từ thì phần mềm sẽ tự động gửi cho cấp phê duyệt kế tiếp, và người phê duyệt không cần thiết phải có mặt tại văn phòng mà chỉ cần có kết nối internet để đăng nhập vào phần mềm, có thể xem và phê duyệt nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi.
Danh sách chứng từ chờ duyệt và mức độ ưu tiên
Khi người phụ trách vắng mặt thì có thể ủy nhiệm việc phê duyệt cho một thành viên khác nắm sát tình hình công việc hơn
Hình 5: Báo cáo độ trễ thời gian phê duyệt chứng từ
Hình 6: Báo cáo danh sách chừng từ chờ duyệt