Quy trình phê duyệt chứng từ

[NEOTEK-ErP] QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT CHỨNG TỪ

Những doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng thì việc xây dựng quy trình phê duyệt chứng từ cũng làm cho ban lãnh đạo phải trăn trở làm sao để quy trình chặt chẽ nhưng thuận tiện cho nhân viên.

Với NeoERP cung cấp quy trình phê duyệt chứng từ online thông qua các thiết bị kết nối internet giúp cho quản lý, ban lãnh đạo xét duyệt, ra quyết định cho dù ở bất kỳ nơi đâu.

Ưu điểm:

• Quy trình phê duyệt chứng từ online trên hệ thống giúp tiếp kiệm thời gian gấp 5 lần so với việc in các chứng
• Thiết lập quy trình phê duyệt chứng từ theo từng cập bậc linh động. Với quy trình phê duyệt online, giúp nhà quản lý thống kê được danh sách các chứng từ chờ duyệt, mức độ ưu tiên của các chứng từ để đảm bảo tiến độ thực hiện công việc và giảm các chi phí in ấn, tiết kiệm thời gian cho nhân viên cũng như quản lý khi trình ký phê duyệt các chứng từ.

Quy trình phê duyệt

NeoERP cho phép người dùng tự thiết lập quy trình phê duyệt của mỗi chứng từ hoặc có thể chỉnh sửa quy trình phê duyệt khi có điều chỉnh hay tái cơ cấu doanh nghiệp.

Như quy trình phê duyệt hình trên, các chứng từ phiếu thu sẽ được tự động hoàn tất không cần thông qua các cấp bậc phê duyệt nhưng đối với các chứng từ chi cần kế toán tổng hợp duyệt cấp 1, kế toán trưởng duyệt cấp 2 và dựa vào giá trị của chứng từ nếu lớn hơn 50 triệu thì cần thêm CEO phê duyệt chứng từ.

Người duyệt có thể đồng ý hoặc không chấp nhận phê duyệt và để lại tin nhắn cho cấp dưới biết về nội dung cần chỉnh sửa. Như vậy thay vì người lập phải đi đến các phòng ban và xin phê duyệt cho một chứng từ thì phần mềm sẽ tự động gửi cho cấp phê duyệt kế tiếp, và người phê duyệt không cần thiết phải có mặt tại văn phòng mà chỉ cần có kết nối internet để đăng nhập vào phần mềm, có thể xem và phê duyệt nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi.

Danh sách chứng từ chờ duyệt và mức độ ưu tiên

Khi người phụ trách vắng mặt thì có thể ủy nhiệm việc phê duyệt cho một thành viên khác nắm sát tình hình công việc hơn

• Nhân viên có thể kiểm tra tình hình chứng từ đã được các cấp bậc nào phê duyệt hay không phê duyệt vì lý do gì để có thể chỉnh sửa kịp thời
• Cấp quản lý có thể xem được lịch sử chứng từ đã phê duyệt
• Thống kê danh sách các chứng từ đang chờ duyệt, chứng từ ưu tiên cần phê duyệt gấp.
  

  Hình 5: Báo cáo độ trễ thời gian phê duyệt chứng từ

  

  Hình 6: Báo cáo danh sách chừng từ chờ duyệt