Quản lý nhân sự, tiền lương

[NEOTEK-ErP] QUẢN LÝ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

1. Tổng quan NeoHR

• Từ lâu nhân sự luôn là vấn đề sống còn của một tổ chức, doanh nghiệp nhất là trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững mạnh thì phải có chính sách chiêu mộ cũng như quản lý nhân sự hiệu quả. Quản lý nhân sự với các quy trình tốt giúp hoạt động của doanh nghiệp luôn có sự đồng bộ và ổn định trong việc thực thi các quy định, nhiệm vụ, đảm bảo các bộ phận hoạt động với nhau một cách trơn tru cũng như giám sát công việc của mỗi nhân viên.
• Hiểu được điều đó, công ty Neotek đưa tới giải pháp phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương NeoHR. NeoHR cung cấp cho cho ban lãnh đạo các công cụ có thể dễ dàng quản lý toàn bộ tình hình mảng nhân sự, tính lương nhanh chóng, lên kế hoạch và thực việc tuyển dụng, chia các ca làm việc cho các phòng ban, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, hoạch định các chính sách, quyền lợi cho nhân viên, đặt các mục tiêu trong công việc cho các thành viên và cả công ty/tập đoàn và hơn hết cả là nhờ tập trung số liệu trên một hệ thống- phần mềm nên sẽ đưa được ra các báo cáo phân tích, phục vụ cho quá trình quản lý, hoạch định chiến lược phát triển.
  
  

  Hình 1: Các chức năng của NeoHR

2. Quản lý tuyển dụng
   
   

   Hình 2: Quy trình tuyển dụng

• Đề nghị tuyển dụng: Các bộ phận khi có nhu cầu tuyển dụng thay vì phải gửi mail thông báo và in giấy tờ để ký duyệt thì có thể lập đề xuất tuyển dụng trực tiếp trên phần mềm. Chứng từ được tự động gửi tới cấp quản lý cấp cao hơn và phòng nhân sự để phê duyệt. Các thông tin bao về nhu cầu tuyển dụng bao gồm: thời gian, vị trí, số lượng cần tuyển,…. Bộ phận nhân sự có thể theo dõi nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, phòng ban khác để lập kế hoạch tuyển dụng
• Quản lý thông tin ứng viên: sơ yếu lý lịch, quá trình học tập, kỹ năng, kinh nghiệm,…
• Lập lịch phỏng vấn: Cho phép lập lịch phỏng vấn, thời gian, nội dung, người phụ trách phỏng vấn,…. phần mềm tự động thông báo tới những người liên quan thực hiện phê duyệt lịch biểu và gửi email thông báo thời gian phỏng vấn tới ứng viên
  
  

  Hình 3: Thông báo kết quả phỏng vấn được gửi email từ phần mềm

• Kết quả phỏng vấn: được tạo tự động từ Lịch phỏng vấn nhằm giảm bớt thời gian nhập liệu, người dùng chỉ cần nhập kết quả đạt/ không đạt và phần mềm hỗ trợ gửi mail thông báo kết quả.
• Tự động cập nhật toàn bộ thông tin từ ứng viên qua danh sách nhân viên, hỗ trợ tạo chứng từ tiếp nhận việc làm với những hồ sơ trúng tuyển.
  
  

  Hình 4: Kết quả phỏng vấn

   

  

  Hình 5: Danh sách ứng viên đạt được tiếp nhận và biểu đồ hiệu quả tuyển dụng

3. Quản lý nhân sự
   
   

   Hình 6: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

• Quản lý các thông tin cơ bản của nhân viên: thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác,…
  
  

  Hình 7: Hồ sơ nhân viên

   

  

  Hình 8: Xuất mẫu hợp đồng lao động từ phần mềm NeoHR

• Ghi nhận từng điều khoản của hợp đồng lao động và cho phép in trực tiếp từ hệ thống để ký và lưu hồ sơ.
• Quản lý từng giai đoạn ký hợp đồng lao động với từng loại hợp đồng khác nhau
  
  

  Hình 9: Lịch sử kỳ hợp đồng lao động từ thử việc, hợp đồng có thời hạn đến không xác định thời hạn

• Cảnh báo các trường hợp hợp đồng lao động sắp hết hạn để bộ phận nhân sự kịp thời chuẩn bị và tái ký với nhân viên (nếu có)
  
  

  Hình 10: Cảnh báo nhân viên hết hạn hợp đồng lao động

• Quá trình công tác được lưu trữ tập trung tại Danh sách nhân viên giúp người quản lý có thể tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác. Khi nhìn vào một nhân viên, ở cửa sổ dưới sẽ chứa thông tin về tất cả các quá trình công tác của nhân viên đó.
  
  

  Hình 11: Quá trình công tác từ tiếp nhận cho cả đến khi thôi việc (hoặc quay trở lại côn gty cả sau này)

   

  

  Hình 12: Điều chuyển nhân sự

  

  Hình 13: Danh sách nhân viên đến thời điểm nâng lương theo quy định của bảng thang lương

  

  Hình 14: Quyết định điều chỉnh lương – thay đổi mức lương cơ bản và phụ cấp tạm ứng thưởng

• Khi có các quyết định điều chỉnh mức lương hệ thống cho phép gửi mail tự động thông báo thay đổi mức thu nhập tới các nhân viên và in các quyết định thay đổi lương cơ bản (nếu có) để lưu trữ và gửi các bộ phận liên quan.
  
  

  Hình 15: Gửi mail thông báo thay đổi mức thu nhập

   

  

  Hình 16: Biểu đồ biến động nhân sự

  

  Hình 17: Biểu đồ về cấu trúc giới tính và trình độ học vấn của nhân viên

4. Chấm công

• Chấm công là một việc làm quen thuộc nhưng vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty.. những nơi sử dụng nhiều lao động. Việc chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ việc chấm công này, các bộ phận liên quan sẽ dễ dàng thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, thưởng hoặc nhắc nhở-khiển trách nhân viên.
  
  

  Hình 18: Sơ đồ quy trình chấm công

• Hệ thống cho phép khai báo các quy định làm việc linh động, căn cứ vào ngày hiệu lực để sắp lịch làm việc và chấm công chính xác theo quy định
• Dạng ca làm việc cố định: cho phép khai báo số ngày nghỉ cố định theo mỗi tuần, số giờ làm việc bắt đầu, kết thúc, thời gian nghỉ giữa ca
  
  

  Hình 19: Ca làm việc cố định

• Từ phân lịch làm việc mẫu và các ca làm việc, hệ thống tự động sắp lịch chỉ với một thao tác đơn giản: hệ thống sắp xếp thời gian làm việc, thời gian nghỉ dễ dàng và xoay ca đúng theo quy định đảm bảo đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca cho nhân viên. Việc sắp lịch tự động từ phần mềm giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho quản lý và tránh các trường hợp bị trùng hay sắp xếp lịch không đạt tối ưu về mặt thời gian, nhân lực.
  
  

  Hình 20: Sắp lịch làm việc 2 ca 3 kíp

• Dữ liệu chấm công có thể được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công trực tiếp tại hệ thống
• Quản lý ca làm việc đến từng chi tiết ca, công làm việc, thời gian nghỉ
• Cho phép lập các chứng từ nghỉ phép bộ phận, tăng ca bộ phận trực tiếp và duyệt trên hệ thống trong các trường hợp nghỉ phép, tăng ca đồng loạt, từ đó hệ thống tự động đưa dữ liệu sang phần chấm công. Việc các nhân viên tự tạo phiếu nghỉ phép, tăng ca và duyệt trên hệ thống giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều trong việc in ấn, di chuyển chứng từ, kí duyệt, …
  
  

  Hình 21: Chấm công trực tiếp từ phần mềm

• Ngoài ra, trên bảng chấm công còn thực hiện chấm cơm theo quy định về chấm cơm, tính số lần chấm cơm theo số giờ làm việc trong giờ, số giờ làm việc tăng ca để từ đó làm cơ sở tính phụ cấp tiền cơm trên bảng lương.
  
  

  Hình 22: Quy định số giờ làm việc tối thiểu trong giờ, tăng ca/ ngày công để được tính môt lần cơm và đơn giá tiền cơm

   

  

  Hình 23: Bảng chấm công tổng hợp

• Quản lý chi tiết số ngày phép của nhân viên theo quy định, tình hình thực hiện nghỉ phép trong năm
• Quản lý theo nhiều tiêu thức khác nhau: Tăng phép theo năm/ tháng, cho mượn phép, có phép thử việc,….
• Tự động tính toán lại phép cuối niên độ và chuyển sang năm sau theo quy định của đơn vị
• Tự động tính toán lại phép của các nhân viên thôi việc: đọc vào quy định để tính toán lại chính xác số phép được hưởng tính đến ngày thôi việc, những ngày đã sử dụng trong niên độ, những ngày được cộng thêm như phép tăng ca được nghỉ bù để tính số lượng ngày phép còn lại, số ngày được thanh toán. Hỗ trợ tạo các chứng từ thanh toán dùng truy thu truy lãnh lương ngày phép (nếu có)
  
  

  Hình 24: Tính lại phép khi thôi việc và tạo các chứng từ thanh toán

   

  

  Hình 25: Báo cáo chi tiết phép tồn

5. Quản lý tính lương-Thuế TNCN-Bảo hiểm

• Hỗ trợ cơ cấu lương nhiều thành phần: Lương chính, mức lương đóng bảo hiểm, phụ cấp các loại. Lương phụ thuộc ngày công, lương cố định.
  
  

  Hình 26.Cơ cấu lương nhiều thành phần

• Có thể tính lương hiệu quả dựa vào bộ chỉ tiêu đánh giá KPI
• Có thể tính lương hoa hồng bán hàng dựa vào doanh thu, số lượng sản phẩm.
• Có thể đưa các khoản thưởng, phạt vào lương
  
  

  Hình 27: Quy trình tính lương

• Từ bảng chấm công, ERP sẽ tính lương hoàn chỉnh bao gồm tất cả loại lương, phụ cấp, các khoản thưởng phạt, hoa hồng, các khoản trừ vào lương (bảo hiểm, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân).
  
  

  Hình 28: Bảng tính lương

• Với bảng lương tính tự động, chỉ mất 30 giây để tính lương cho toàn bộ nhân viên của chi nhánh, doanh nghiệp và đảm bảo được kết quả chính xác.
• Gửi mail tự động phiếu lương cho từng nhân viên.
  
  

  Hình 29: Gửi mail phiếu lương cho từng nhân viên

• Cho phép tính toán truy thu truy lãnh lương trong các trường hợp các quyết định có ngày hiệu lực trong quá khứ: Hệ thống tính toán chính xác lại bảng lương của các tháng có truy thu truy lãnh và tính toán khoản chênh lệch giữa mức mới và mức cũ. Ngoài ra hệ thống tính toán khoảng chênh lệch các khoản bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn của nhân viên phải nộp và doanh nghiệp trích. Đây là tính năng rất quan trọng của việc tự động hóa trong việc tính toán lương
  
  

  Hình 30: Cơ cấu lương theo phòng ban và loại lương

• Quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến thuế TNCN của nhân viên
• Khai báo đầy đủ các thông tin về đối tượng nộp thuế, thông tin giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc
  
  

  Hình 31: Quản lý thông tin người phụ thuộc

• Tự động tính quyết toán thuế năm theo đúng quy định, xác định thuế TNCN phải nộp, đã nộp.
  
  

  Hình 32: Quyết toán thuế TNCN năm

• Quản lý toàn bộ thông tin và quá trình tham gia bảo hiểm bắt buộc: BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên
  
  

  Hình 33: Các khoản trích theo lương

• Tự động tính toán các khoản thu bảo hiểm từ nhân viên cùng bảng lương và các khoản trích từ doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành
• Cho phép khai báo nhân viên tăng/giảm tham gia bảo hiểm trong các trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ không lương dài hạn,…
• Thống kê số lao động tham gia bảo hiểm, mức lương tham gia bảo hiểm.
  
  

  Hình 34: Báo cáo danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm

6. Quản lý đào tạo

• Lập kế hoạch đào tạo bao gồm các thông tin: Nội dung đào tạo, thời gian, hình thức, nhân viên tham gia,…
• Thông báo đào tạo: Thông báo nội dung đào tạo từng đợt theo kế hoạch đã lập, lên danh sách nhân viên tham gia, điểm danh và ghi nhận kết quả. Tự động cập nhật thông tin về quá trình và kết quả đạo tạo vào hồ sơ nhân viên.

7. Đánh giá KPI

• Theo dõi các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp nắm được tình hình, tiến độ thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp và dựa vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định và chiến lược thúc đẩy và phát triển.
  
  

  Hình 35: Sơ đồ quy trình quản lý KPI

• Giá trị hoàn thành được cập nhật tự động theo công thức được khai báo sẵn và lấy dữ liệu từ những phân hệ liên quan.
  
  

  Hình 36: Tổng điểm đánh giá KPI theo từng nhân viên

• Thống kê dữ liệu về chỉ số KPI và hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân. Qua đó giảm sát được kết quả hoàn thành công việc của từng phòng ban, từng cá nhân để tạo cơ sở trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác một cách công bằng giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả.
  
  

  Hình 37: Biểu đồ kết quả KPI nhân viên trong các khoảng thời gian

  
  
  

  Hình 38: Biểu đồ về tiến độ thực hiện KPI của phòng ban

• Hỗ trợ dự báo thay đổi lương theo các quy định tăng bậc lương giúp nhà quản lý lập kế hoạch về tài chính, ….
  
  

  Hình 39: Dự báo thay đổi lương theo đánh giá KPI

• Balanced Score Card – Thẻ điểm cân bằng (BSC) là cách thức quản trị và lên kế hoạch chiến lược của tổ chức/doanh nghiệp, nó được sử dụng để định hướng các mục tiêu, hành động theo tầm nhìn và chiến lược đã định. Đồng thời, BSC còn giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể xuống từng nhân viên.
  
  

  Hình 40: Thiết lập các chỉ tiêu BSCcủa doanh nghiệp

• Tự động cập nhật kết quả thực hiện từ dữ liệu ở các phòng ban, phân hệ khác một cách chính xác, nhanh chóng
• Tự động tính điểm đánh giá, điểm quy đổi theo trọng số để xác định tỷ lệ hoàn thành theo các nhóm tiềm năng: Tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và năng lực
• Cung cấp các biểu đồ trực quan và báo cáo rõ ràng
  

  Hình 54: Báo cáo độ trễ thời gian phê duyệt chứng từ