• Tòa nhà A&C, Số 02, Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình,
    • TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
    • 08.2213 2036
    • info@neotek.vn

Quản trị công ty – tập đoàn kiểm toán

Quản trị công ty – tập đoàn kiểm toán

[NEOTEK-ErP] QUẢN TRỊ CÔNG TY – TẬP ĐOÀN KIỂM TOÁN

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải làm thế nào để nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình để khai thác tốt thị trường nội địa và nhanh chóng tham gia vào thị trường thế giới.

Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiểu được điều đó, công ty Neotek đưa tới các doanh nghiệp giải pháp phần mềm NeoERP

Sơ đồ hoạt động kinh doanh

Việc triển khai áp dụng giải pháp NeoERP, cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và dự báo tương laiđể có thể kịp thời đưa ra những giải pháp thích hợp giải quyết các vấn đề đó. Đồng thời NeoERP còn cho phép người quản lý đánh giá được tình hình và hiệu quả làm việc của nhân viên cấp dưới.

Những tính năng chính của NeoERP dành cho ngành kiểm toán:

  • Quản lý thông tin khách hàng
  • Quản lý lịch sử tương tác của khách hàng với doanh nghiệp, lịch sử báo giá.
  • Quản lý thông tin, tình trạng hợp đồng kiểm toán.
  • Phân quyền bảo mật thông tin khách hàng, hợp đồng đến từng phòng ban, chức vụ. (Nhân viên chỉ nhìn thấy và tương tác được với thông tin khách hàng, hợp đồng và công việc được phân quyền)
  • Quản lý chi phí thực hiện hợp đồng
  • Quản lý nhân sự, phân công phụ trách thực hiện hợp đồng, sắp lịch công tác.
  • Quản lý công nợ, theo dõi thanh toán, công nợ theo hợp đồng
  • Đánh giá nhân viên theo KPI
  • Báo cáo doanh thu thực hiện
  • Báo cáo chi phí theo hợp đồng
  • Theo dõi thanh toán, xuất hóa đơn theo hợp đồng

Quy trình quản lý hợp đồng kiểm toán

Phân hệ Quản lý hợp đồng nhằm xây dựng một quy trình tự động hóa quản lý hợp đồng bán dịch vụ, cập nhật đầy đủ các thông tin khách hàng, hợp đồng,.. Cho phép người dùng tra cứu thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng.

 Quy trình quản lý hợp đồng

  1. Quản lý khách hàng
  • Quản lý thông tin khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng, có thể nói là then chốt trong hoạt động kinh doanh. Với NeoERP, giúp lưu trữ thông tin khách hàng tập trung trên một hệ thống giúp truy cập, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, nhất là đối với những doanh nghiệp đa chi nhánh, có sự trở ngại về mặt địa lý.
  • Lưu trữ đầy đủ các thông tin của khách hàng: phân loại khách hàng theo loại hình doanh nghiệp. Mỗi khách hàng chỉ tồn tại duy nhất, được kiểm soát theo mã số thuế nhằm tránh các trường hợp trùng thông tin khách hàng dẫn tới không tổng hợp được quá trình tương tác, công nợ, … và kể cả quá trình tiếp cận và “chốt sale” khách hàng. Có một số trường hợp các chi nhánh của tập đoàn kiểm toán có thể báo giá rất khác nhau đối với một khách hàng vì không biết là khách hàng cũng đang liên hệ với nhiều chi nhánh cùng lúc, dẫn đến những vấn đề không hay và ảnh hưởng đến lợi ích của tập đoàn trong quá trình kinh doanh

    Phân loại khách hàng theo các loại hình doanh nghiệp

  • Cho phép theo dõi quá trình tương tác với khách hàng
  • Phân công cụ thể bộ phận, nhân viên phụ trách: Mỗi một khách hàng được phân công riêng cho các giám đốc/ chủ nhiệm kiểm toán nhằm quản lý được các lần báo giá, mức giá khách hàng chấp nhận, hợp đồng đã thực hiện, đang thực hiện,…

    Phân công nhân viên phụ trách,  theo dõi khách hàng

  • Trường hợp có nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc cùng làm việc với một khách hàng thì cho phép đơn vị chính quản lý thông tin khách hàng và các đơn vị khác được phân quyền sử dụng chung thông tin khách hàng.
  1. Báo giá – ký kết hợp đồng
  • Báo giá : Doanh nghiệp áp dụng chức năng báo giá của hệ thống giúp cấp quản lý tính toán chi phí dự tính cho dịch vụ từ đơn giá cơ sở của loại chi phí, có được mức chi phí thực hiện dự tính để xác định mức phí báo giá phù hợp đảm bảo dự án thu về lợi nhuận. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ lịch sử báo giá giúp truy vấn thông tin nhanh chóng, đầy đủ giúp bộ phận báo giá có thể xem lịch sử để đưa ra mức giá tối ưu với khách hàng, nâng cao tỷ lệ chốt hợp đồng mà vẫn đảm bảo biên độ lợi nhuận
  • Cho phép khai báo các chi phí ước tính cấu thành nên chi phí dịch vụ: từ đơn giá cơ sở cho các loại chi phí như kiểm toán viên, công tác phí, chi phí đi lại, chi phí lưu trú,… với số lượng công việc ước tính theo gói dịch vụ, hệ thống hỗ trợ tính toán chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp cấu thành nên chi phí gói dịch vụ kiểm toán và cộng thêm hệ số lợi nhuận để tính tổng chi phí báo giá

    Báo giá chi phí dịch vụ kiểm toán

  • Chi phí của một dịch vụ được tính:Chi phí trực tiếp được tổng hợp từ các chi phí nhân công trực tiếp là mức lương của các nhân viên tham gia thực hiện hợp đồng theo từng đơn giá tương ứng với cấp bậc, chi phí công tác trực tiếp bao gồm chi phí lưu trú, di chuyển, vé tàu xe, công tác phí,..và một số chi phí trực tiếp khác.Chi phí gián tiếp được tính theo hệ số quy định trên mức chi phí trực tiếpLợi nhuận gộp được tính bằng phần trăm trên tổng chi phí trực tiếp với gián tiếp. Với các khoản chi phí khai báo chi tiết từ chi phí gián tiếp, chi phí trực tiếp và lợi nhuận gộp, nhân viên chịu trách nhiệm báo giá có mức giá cơ sở để đề xuất mức phí báo giá với khách hàng.
  • Hệ thống giúp hoạch định sự phân quyền các chi nhánh quản lý khách hàng trong những khu vực nhất định và khi làm hoạt động báo giá thì xem có chi nhánh nào đã làm việc và báo giá với khách hàng đó chưa. Tiến bộ hơn nữa là hệ thống giúp ghi nhận lịch sử từng lần báo giá, mức phí cho từng gói dịch vụ kiểm toán, tư vấn giúp người quản trị có thể xem lịch sử từng lần báo giá để biết được mức giá đã báo và điều chỉnh mức báo giá mới cho hợp lý hoặc chuyển thông tin yêu cầu của khách hàng về người phụ trách phù hợp.

    Lịch sử báo giá

  • Khi triển khai hệ thống, các thông tin và dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và truy vấn một cách dễ dàng về chi phí và giá được báo và kí với khách hàng. Những sự tham khảo này giúp cho việc điều chỉnh kịp thời để vừa đảm bảo tối ưu lợi nhuận thu về và sự cạnh tranh tốt về giá trong ngành
  • Hợp đồng : Đối với công ty kiểm toán thì hợp đồng là thông tin đầu vào cũng là thông tin trung tâm để quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện, công nợ, doanh thu, chi phí.So sánh với việc lưu trữ giấy tờ, có thể sai lệch thông tin khi chuyển tiếp giữa các phòng ban, khó khăn cho việc quản lý và mất thời gian khi phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Với việc thực hiện lưu trữ hợp đồng trên hệ thống và thực hiện theo quy trình quản lý, cập nhật tiến độ giúp doanh nghiệp có thể liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, tổng hợp được toàn bộ thông tin về hợp đồng, quản lý được mức hiệu quả thực hiện trên mỗi hợp đồng và cũng hỗ trợ việc đánh giá khả năng của nhân viên phụ trách. Bản chất các hợp đồng kiểm toán là khá phức tạp với nhiều điều khoản, với nhiều thứ tiếng khác nhau … Quản lý hợp đồng trực tiếp trên hệ thống giúp tiết kiệm gấp 5 lần thời gian thao tác, tham khảo, lưu trữ.

    Hợp đồng kiểm toán

  • Hệ thống hỗ trợ tạo hợp đồng từ các báo giá đã được khách hàng đồng ý và cho phép sao chép hợp đồng mẫu, giúp khối nghiệp vụ giảm thiểu thời gian lập hợp đồng và lưu trữ thông tin.
  • Quản lý đầy đủ, chi tiết các thông tin: số hợp đồng, ngày ký kết, giá trị hợp đồng,  điều khoản hợp đồng, phụ lục hợp đồng,…
  • Xuất mẫu in hợp đồng từ NeoERP để ký kết, lưu trữ hồ sơ giúp giảm thời gian lập hợp đồng, nhập liệu lại các thông tin về đối tác, dịch vụ.

Xuất mẫu in hợp đồng bằng tiếng Việt từ NeoERP

Điều khoản thanh toán và cam kết thực hiện theo mẫu hợp đồng bằng tiếng Anh

Điều khoản về phát hành báo cáo kiểm toán của mẫu hợp đồng song ngữ Anh – Việt

  • Phân công bộ phận, nhân viên phụ trách thực hiện hợp đồng: hỗ trợ nhân viên phụ trách theo dõi sát sao nội dung và tiến độ thực hiện hợp đồng. Đảm bảo về vấn đề bảo mật, nhân viên chỉ được xem những hợp đồng do mình phụ trách và là căn cứ chính xác giúp cấp quản lý dễ dàng trong việc tính toán doanh thu theo cá nhân, tính khoản thưởng phân phối hợp đồng.
  • Nhắc nhở về lịch thu tiền và in Đề nghị thanh toán: từ điều khoản thanh toán hệ thống hỗ trợ tạo lịch thu tiền, và các báo cáo nhắc nhở khi đến hạn thu tiền hỗ trợ bộ phận kế toán thực hiện nghiệp vụ kịp thời để giảm công nợ, in các mẫu thanh toán.

Mẫu in đề nghị thanh toán

  • Trường hợp Văn phòng chính ký hợp đồng với tổng công ty và các chi nhánh thực hiện từng phần của hợp đồng thì cho phép khai báo đơn vị phối hợp nhằm mở quyền cho phép các chi nhánh có thể nhìn thấy thông tin hợp đồng và cập nhật tiến độ thực hiện hợp đồng

     Phân công người phụ trách và đơn vị thực hiện

  1. Kế hoạch chi phí
  • Chi phí cụ thể cho từng gói dịch vụ
  • Chi tiết theo từng loại chi phí trực tiếp, gián tiếp: số lượng, đơn giá, mức phí,…
  • Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch về chi phí, nhân lực cho từng hợp đồng cụ thể và phù hợp với từng loại hợp đồng

Kế hoạch chi phí thực hiện hợp đồng

  1. Tiến độ thực hiện hợp đồng
  • Quản lý toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng ngay trên hệ thống giúp cấp quản lý nắm được tình hình thực hiện để có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.
  • Sau khi hợp đồng ký kết thành công, phần mềm cho phép phân công nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng, mở quyền để các nhân viên có thể xem thông tin hợp đồng và cập nhật tiến độ thực hiện.
  • Các nhân viên phụ trách lên lịch công tác và sắp lịch công tác cho nhân viên cấp dưới và dựa trên các chi phí nhân công theo kế hoạch để sắp xếp hợp lý.

    Lịch công tác nhân viên theo các dự án hợp đồng

  • Quản lý từng lần gửi bản dự thảo và ý kiến của khách hàng.
  • Cấp số báo cáo, phân công phiên dịch cho từng báo cáo với ngôn ngữ cụ thể: giúp doanh nghiệp chủ động trong phân công công việc cho nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực.
  • Ghi nhận lịch sử giao nhận báo cáo, hoàn thành dịch vụ: Lưu trữ từng lần giao báo cáo, thống kê số báo cáo đã giao, …
  • Ghi nhận doanh thu cho các nhân viên phụ trách thực hiện hợp đồng, tổng hợp doanh thu theo nhân viên nhằm hỗ trợ tính thưởng hiệu quả kinh doanh.

Báo cáo doanh thu thực hiện theo nhân viên

  • Hệ thống có thể kết nối với các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử để thực hiện xuất hóa đơn online. Có nhiều loại chức năng khi thực hiện chuyển dữ liệu qua phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp trong các trường hợp khác nhau
  • Khi nhấn đồng ý xuất hóa đơn điện tử trên NeoERP thì dữ liệu của hóa đơn sẽ được chuyển qua phần mềm quản lý hóa đơn, đánh dấu hóa đơn tại NeoERP để đảm bảo hóa đơn chỉ được xuất một lần duy nhất và cập nhật lại số hóa đơn phục vụ cho các báo cáo kê khai thuế, báo cáo kế toán.

Xuất hóa đơn điện tử thành công, cập nhật lại số hóa đơn vào chứng từ của ERP

Share

Posts by 

Enter your keyword: