• Tòa nhà A&C, Số 02, Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình,
    • TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
    • 08.2213 2036
    • info@neotek.vn

Hệ thống Quản trị dự án

Hệ thống Quản trị dự án

[NEOTEK-ErP] HỆ THÔNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

  1. Giới thiệu về hệ thống quản trị dự án
    Neo-ERP quản lý dự án từ khi khởi tạo dự án, lập kinh phí, phê duyệt, thực hiện, đến khi kết thúc dự án.

    • Nội dung quản lý
      • Quản lý chung:
        Một dự án có một người chịu trách nhiệm (trưởng dự án), sẽ được chia ra:

        • Các giai đoạn thực hiện dự án, chi phí cho từng giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ có người phụ trách.
        • Mỗi giai đoạn sẽ có những công việc chính phải thực hiện, và chi phí cho các công việc đó. Mỗi công việc sẽ giao cho 1 tổ, nhóm thực hiện, và có người chịu trách nhiệm chính.
        • Mỗi công việc chính sẽ liệt kê các loại chi phí thực hiện: Vật tư, nhân công, chi phí thuê ngoài.
      • Quản lý tiến độ thực hiện:
        • Mỗi giai đoạn, mỗi công việc chi tiết đều có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dự kiến. Khi thực hiện, hệ thống sẽ điền ngày giờ thực tế vào công việc đó. Căn cứ vào thời gian kế hoạch và thời điểm bắt đầu, hệ thống sẽ ghi nhận tỷ lệ hoàn thành của từng bước công việc. Việc ghi nhận này được tiến hành theo thời gian thực.
      • Quản lý chi phí:
        • Để quản lý chi phí của một dự án, tất cả các khoản thu chi liên quan đến các dự án đều phải khai báo chi cho dự án nào, giai đoạn nào, và công việc nào.
        • Ngoài ra, vật tư sử dụng cho các công việc cụ thể thuộc dự án nào cũng thể hiện trên phiếu xuất kho nguyên vật liệu.
        • Các khoản chi phí này sẽ được cập nhật ngay lên chi phí thực của dự án, theo từng công việc, từng giai đoạn, và cộng lên tổng chi phí dự án.
        • Cuối cùng, khi dự án hoàn thành, sẽ thống kê được tình hình thực hiện chi phí dự án: Tiết kiệm hoặc thâm hụt, trong giai đoạn nào, và của công việc nào.
      • Quy trình quản lý trên ERP
        Quy trình quản lý:
        quan-ly-du-an                                                                   Hình 1: Quy trình quản lý dự án
        Người dùng khai báo dự án mẫu, khi có dự án chuẩn bị triển khai sẽ lập kế hoạch cho dự án, dựa trên 1 dự án mẫu phù hợp. Khi kế hoạch dự án được phê duyệt và đưa vào thực hiện, và thực hiện từng bước theo giai đoạn. Trong quá trình thực hiện, các khoản chi, các phiếu xuất dùng vật tư sẽ cập nhật khoản chi, số lượng vật tư, thành tiền vào các bước liên quan, từ đó tính ra tổng chi phí thực tế thực hiện. Khi dự án hoàn thành, sản phẩm của dự án sẽ được ghi tăng tài sản. Ban quản lý dự án sẽ lập các báo cáo hoàn thành.

        • Loại dự án mẫu:
          • Người dùng sẽ khai báo các dự án mẫu thí dụ như xây dựng nhà xưởng 1 tầng, 2 tầng, hệ thống cơ điện toàn nhà 2 tầng, thi công bồn chứa 100.000 lít. Mỗi dự án mẫu sẽ chia sẵn thành các giai đoạn thực hiện, mỗi giai đoạn sẽ có các bước công việc chính.
            quản-lý-dự-án                                                                Hình 2: Loại dự án mẫuquan-ly-du-an                                                                Hình 3: Các giai đoạn mẫu
            quản-lý-dự-án                                                      Hình 4: Các công việc mẫu của 1 giai đoạn
        • Lập kế hoạch dự án và phê duyệt:
          quản-lý-dự-án                                                           Hình 5:Thông tin chính của dự ánquản-lý-dự-án                                                           Hình 6:Các giai đoạn lấy từ dự án mẫuquản-lý-dự-án                                                           Hình 7:Công việc chính của 1 giai đoạnquản-lý-dự-án                                                           Hình 8:Nội dung 1 công việc chínhquản-lý-dự-án                                                           Hình 9: Điều kiện thực hiện 1 bướcquản-lý-dự-án                                                           Hình 10:Chi tiết chi phí của 1 công việc

          • Nếu là vật liệu, sẽ khai báo số lượng dự kiến và giá dự kiến:
            quản-lý-dự-án                                                           Hình 11:Chọn loại chi phí
          • Nếu là vật liệu, sẽ khai báo số lượng dự kiến và giá dự kiến:
            quản-lý-dự-án                                                           Hình 12:Chọn vật tư và số lượng
          • Nếu là dịch vụ thuê ngoài sẽ khai báo nhà cung cấp, hợp đồng, thời hạn thanh toán, giá trị hợp đồng, nội dung:
            quản-lý-dự-án                                                           Hình 13:Chọn đối tác và hợp đồng
          • Phê duyệt dự án: Nhấn nút hoàn tất chứng từ, hệ thống sẽ gởi dự án đi phê duyệt.
            quản-lý-dự-án                                                           Hình 14:Hành động chứng từ
      • Thực hiện dự án:
            • Khi dự án được phê duyệt sẽ được đưa vào thực hiện.
              quản-lý-dự-án                                                           Hình15:Màn hình thực hiện các công việc
            • Khi bắt đầu thực hiện công việc, nhấn nút để hệ thống ghi nhận giờ bắt đầu thực tế
            • Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, nhấn nút tạo phiếu yêu cầu xuất kho
            • Khi thực tế sử dụng vật tư, điền số lượng sử dụng vào dòng liên quan. Hệ thống ghi nhận chi phí vật tư vào công việc và cập nhật lên tổng giá trị giai đoạn, tổng giá trị toàn dự án
            • Có thể nhấn nút chụp hình để chụp lại hiện trường công việc hoặc kết quả thực hiện
            • Khi sử dụng vật tư không hết, nhấn nút để tạo phiếu hoàn trả vật tư
            • Khi thực hiện xong công việc, nhấn nút để hệ thống ghi nhận ngày giờ kết thúc

        quản-lý-dự-án                                                           Hình 16:Hình chụp hiện trường từ thiết bị Ipad

            • Phiếu xuất kho sử dụng vật tư sẽ khai báo mục đích “Dùng cho dự án” và chỉ định dự án
              quản-lý-dự-án                            Hình 17:Màn hình phiếu xuất kho vật tư có chọn dự án
            • Phiếu chi liên quan đến dự án cũng khai báo tương tự
              quản-lý-dự-án                Hình 18:Màn hình phiếu chi tiền mặt hoặc ngân hàng có chọn dự án

        Các chứng từ chi phí như trên sau khi hoàn tất sẽ được cập nhật vào chi phí thực tế của dự án.

      • Quản lý tiến độ dự án:
        • ERP hỗ trợ theo dõi tiến độ bằng một biểu đồ trực quan, cập nhật tỷ lệ hoàn thành theo thời gian thực, dựa trên thời gian thực hiện, ngày bắt đầu thực tế và ngày giờ hiện tại.
          quản-lý-dự-án                                                           Hình19:Biểu đồ tiến độ của 1 dự án
Share

Posts by 

Enter your keyword: